Ciechanowiec, 23 września 2021 r.
SG.271.9.2021

ZAPYTANIE 
o wartości szacunkowej zamówienia nieprzekraczającej 130 000 złotych

Postępowanie wyłączone jest z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
 
	Zamawiający: Burmistrz Ciechanowca działając w imieniu i na rzecz Gminy Ciechanowiec REGON: 450670150, ul. Mickiewicza 1, 18-230 Ciechanowiec, województwo podlaskie, tel. 86 277 11 45, e-mail: info@ciechanowiec.pl, zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą „dostawa cateringu/wyżywienia dla 10 dzieci do lat 3 będących pod opieką żłobka przy ulicy 11 Listopada 5, 18 – 230 Ciechanowiec – parter budynku Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu.
 2. Przedmiot zamówienia: 
 1.	Przedmiotem zamówienia jest „dostawa cateringu/wyżywienia dla 10 dzieci od 1 do lat 3 będących pod opieką żłobka przy ulicy 11 Listopada 5, 18 – 230 Ciechanowiec – parter budynku Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu.

 2.	 Dostawy cateringu będą prowadzone według harmonogramu w okresie od 01.10.2021 r. 
do  31.08.2022 r. (Zamawiający zastrzega możliwość zmiany harmonogramu, który przedstawi wykonawcy).

3.  Dostawy będą prowadzone od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy wg harmonogramu ustalonego z personelem placówki żłobkowej. Dostawy codzienne dla 10 dzieci (Zamawiający zastrzega możliwość przebywania mniejszej ilości dzieci w placówce –o czym będzie informował Wykonawcę na bieżąco w każdy dzień, lub dzień wcześniej, według ustalonych na etapie podpisywania umowy zasad).  Liczba wydawanych posiłków uzależniona będzie od frekwencji dzieci w żłobku.
4.Rozliczenia finansowe Wykonawcy usługi z Zamawiającym odbywać się będzie na podstawie faktycznie dostarczonych posiłków i ceny brutto jednodniowego posiłku dla jednego dziecka. 
Z tytułu wykorzystania mniejszej ilości posiłków, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia.

5. Dostawa obejmuje 3 posiłki dziennie dla 10 dzieci – śniadanie, obiad (dwa dania), podwieczorek 
i napój do każdego posiłku.
6. Proces przygotowywania oraz dostarczania posiłków odbywać się musi zgodnie zobowiązującymi przepisami, w tym wymogami sanitarnymi, zwłaszcza wymogami Dobrej Praktyki Higienicznej.
7. Posiłki muszą zostać przygotowywane przez osoby posiadające zaświadczenie lekarskie z badań przeprowadzonych do celów sanitarno-epidemiologicznych w zakładzie spełniającym wymagania higieniczno-sanitarne dla zakładów produkcyjnych lub wprowadzających do obrotu posiłki, środki spożywcze.

8. Zamawiający wymaga, aby jadłospisy i posiłki zostały dostosowane do wszystkich odbiorców usługi, w związku z tym Wykonawca zobowiązany jest do zachowania diet pokarmowych w zależności od indywidualnych potrzeb dzieci, zgodnie z informacją otrzymaną od Zamawiającego (wykluczenie pewnych produktów z diety czy rodzajów posiłków np. dieta bezglutenowa, bezmleczna, bezcukrowa itp.).

9. W/w posiłki muszą być oparte na jadłospisie tygodniowym, który powinien być urozmaicony. Dana potrawa nie może powtarzać się w tym samym tygodniu.

10. Posiłki powinny być przygotowywane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji dodatkowych – konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. W jadłospisie powinny przeważać potrawy gotowane, pieczone i duszone, okazjonalnie smażone. Do przygotowywania posiłków zaleca się stosowanie dużej ilości warzyw i owoców, w tym także nasion roślin strączkowych, różnego rodzaju kasz, umiarkowane stosowanie jaj, cukru i soli. Zupy powinny być sporządzane na wywarze warzywno - mięsnym.

11. Posiłki winny być dostarczone samochodem spełniający wymogi sanitarno-techniczne do przewozu żywności. Transport posiłków powinien odbywać się w termosach zapewniających właściwą ochronę i temperaturę oraz jakość przewożonych potraw środkami transportu przystosowanymi do przewozu żywności. Posiłki powinny być dostarczane w termosach 
i pojemnikach, na które Wykonawca posiada odpowiednie atesty i certyfikaty.

12. Wykonawca zamówienia zobligowany jest do dostarczania jadłospisów, w tym jadłospisów zawierających informację o gramaturze składowych danych potraw i kaloryczności posiłków, jak również przestrzegania norm i przepisów dotyczących bezpieczeństwa żywności i żywienia. Jadłospis zawierający wykorzystane składniki i zaznaczone alergeny dostarczany będzie Zamawiającemu do zatwierdzenia przed rozpoczęciem każdego kolejnego tygodnia świadczenia usług. Zamawiający ma prawo do dokonania zmian w jadłospisie.

13. Na Wykonawcy będzie spoczywał obowiązek odbierania termosów, ich mycia i wyparzania oraz odbiór resztek. Odbiór resztek powinien odbywać się każdego dnia.

14. Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania z każdego dnia próbek żywnościowych zgodnie z obwiązującymi przepisami prawa.

15. Dystrybucją posiłków zajmować się będą pracownicy Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do okresowej kontroli w zakresie zgodności dostarczonych posiłków z wymogami Zamawiającego pod względem wagowym i podtrzymania odpowiedniej temperatury dostarczanych posiłków:
a. - zupy - temperatura 75 °C (+/-3°C)

b. II danie - temperatura 65°C (+/-3°C).

16. Posiłki będą dostarczane przynajmniej 2 razy dziennie w uzgodnionych przez Zamawiającego porach.

17. Wykonawca pokrywa koszty transportu, pakowania oraz przygotowania oferty.

3. Termin realizacji zamówienia: 
Od 01.10.2021 r. do 31.08.2022 r.

4. Sposób przygotowania oferty: 
 1)	Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim na załączonym do zapytania ofertowego wzorze.
 2)	Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
 3)	Ewentualne poprawki w treści oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
 4)	O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający łącznie następujące warunki:
 a.	posiadają uprawnienia do wykonywania działalności i czynności objętych przedmiotem zamówienia oraz nie znajdują się w stanie upadłości oraz nie znajdują się w stanie likwidacji;
 5)	Oferta złożona w formie pisemnej powinna zawierać nazwę i dokładny adres Wykonawcy oraz być oznakowana następująco: 
____________________________________________________________________
„Dostawa cateringu/wyżywienia dla 10 dzieci do lat 3 będących pod opieką żłobka przy ulicy 11 Listopada 5, 18 – 230 Ciechanowiec – parter budynku Szkoły Podstawowej w Ciechanowcu ,
___________________________________________________________________
 6)	Ofertę stanowią:
 7)	formularz ofertowy sporządzony i wypełniony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2,
 8)	pełnomocnictwo (jeśli dotyczy),
 9)	kosztorys ofertowy przygotowany,
 10)	podpisana klauzula informacyjna załącznik nr 1,
 11)	Oferta Wykonawcy winna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. Jeżeli prawo do podpisywania oferty nie wynika z dokumentów dostępnych zamawiającemu, należy dołączyć pełnomocnictwo do podpisania oferty – oryginał lub notarialnie poświadczoną kopię.
 12)	Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian zostanie przygotowane, opieczętowane i oznaczone w sposób podany wyżej, a koperta będzie dodatkowo oznaczona określeniami „Zmiana”. Wykonawca nie może wycofać oferty lub wprowadzić zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert.

5. Termin składania ofert: 
Oferty należy złożyć w biurze podawczym Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu ul. Mickiewicza 1, 18-230 Ciechanowiec (parter) lub przesłać na wskazany wyżej adres Urzędu lub na adres e-mail sekretariat@ciechanowiec.pl w nieprzekraczalnym terminie do 
27 września 2021 r. godz 14:15
W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty lub kuriera decyduje data wpływu oferty do Urzędu, a nie data jej nadania.
6. Kryterium wyboru oferty: 
Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie się kierował następującymi kryteriami: 
1) Cena – znaczenie kryterium – 100% 
Punkty w kryterium cena zostaną obliczone wg wzoru: 
najniższa cena brutto spośród badanych ofert
ilość uzyskanych punktów = ---------------------------------------------------------------- x 100 
cena brutto badanej oferty
(wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku) 
Maksymalna liczba punktów jaką można uzyskać w kryterium „Cena” - 100. 
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: 
http://bip.um.ciechanowiec.wrotapodlasia.pl/Zam_publiczne/2021/zapytania-publiczne-2021-ponizej-30000-euro.html
7. Płatność za przedmiot zamówienia: 
30dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT do siedziby Zamawiającego. 
8. Informacje dotyczące przedmiotu zapytania:
Wszelkie informacje dotyczące przedmiotu zapytania ofertowego udzielane są w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu ul. Mickiewicza 1, pok. nr 14B w godz. 08.00 - 15.30 od poniedziałku do piątku i pod nr telefonu 86 277 11 45 wew. 21.
Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami jest: Anna Czapkowska, tel. (86) 277 11 45 wew. 21,
e-mail: czapkowska.a@ciechanowiec.pl.
9. Unieważnienie postępowania:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
10. Przesłanki odrzucenia oferty:
 10.1.	Oferta podlega odrzuceniu w przypadku, gdy zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
 10.1.1.	 jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
 10.1.2.	 została złożona po terminie składania ofert określonym w zapytaniu ofertowym.
 10.1.3.	została złożona przez wykonawcę, który w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych.
Warunki zmiany umowy	
 1.	W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia publicznego zastrzega się możliwość dokonania niniejszych zmian w drodze aneksu do umowy. Zakres zmian może dotyczyć:

a. harmonogramu realizacji umowy,

b. zakresu prac,

c. zwiększenia wartości zamówienia w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w umowie.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu z przyczyn uwzględniających potrzeby prawidłowej realizacji projektu.

W załączeniu:
 1)	Klauzula informacyjna.
 2)	Formularz ofertowy.
 3)	Wzór umowy